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ひょうたん会議

「楽しもう、ちょっとマジメな話。」をモットーに、“重要だけど緊急じゃないこと”をテーマにした飲み会スタイルの少人数制ゆるゆるセッション。

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Notes: 緊急度の高いことばかりやって満足していませんか? by かと

Notes かと
はじめての方へ→ ひょうたん会議とは?

ラーメンズ、という芸人がいます。
わたしは彼らがいたくお気に入りでそのなかからこんなコントを紹介します。

プーチンとマーチン

 40秒あたりから

「時間はほしいけど  いざ自由って言われると  何していいか分からない  命令されたい  縛られたい  自由が苦手な  せつない人間」

 

====

 

仕事をしているとき、「緊急度の高い仕事」というものがあります。


緊急であることを定義してみます。「その場で対応しなければならないこと。定期的にアウトプットのタイミングが決められていること。その後の業務が進まなくなってしまうこと。」は緊急性が高い、とします。
たとえば電話がなって取引先や担当窓口からの質問に答えなければならないときや、日々の洗濯や食器洗いといった溜めることに限界があって定期的に作業をしなければならないもののことです。

 (緊急事態だ!)

 

重要であることを定義してみます。「対応しなければアウトプットの質に影響をきたすもの。」は重要性が高い、とします。
たとえば、資料をより見やすくしたり、業務の背景や対応する理由を把握したり共有したりすることです。

 (まずつくる設計図!))

 

当然、緊急だけど重要ではない、際限のない世間話や仕事に関係のない営業電話に出て応対してしまうことなどは、巷で語りつくされているようにそんなものに時間を使うのは仕事のアウトプットに対していい影響がありません。

 


・・そんなことはわかってるよ、というみなさん、

 

 

「重要度が高くて緊急度も高い仕事に満足していませんか?」

 

 「今日も即レス・即対応でバッチリ仕事したぜ。なんて思っていませんか?」

 

f:id:Hyo_tan:20160216203004p:plain

 


そうなんです。重要度が高くて緊急度も高い仕事は、締め切りが迫っていることや他人が待っているからこそ自身を駆り立ててくれます
しかもとってもタチが悪いことに、こういう仕事をこなせばこなすほど、「あいつは仕事が早いなぁ」とか「早速対応してくれてありがとう!」だなんて言葉をかけてもらえちゃうんです。


こうやって褒められたらついつい「自分っていいことしたなぁ」「もしかして俺って仕事できるかも!」なんて。仕事してる充足感を感じることは多くの人が経験のあるところではないでしょうか。


ここで誤解したくないのは、これらは常に重要だからこそ、こうしたポジティブな反応が他者からも自分自身からも出てくる、ということです。
実際に、重要だからこそ次の仕事が早く回るし、アウトプットの質も対応しておくだけで高まったりします。だからこそ、こうした業務は重要であり、緊急であって、対応しがいがあるものだと思います。

 

 

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「重要だけど緊急度の低いことにあえて意識を向ける余裕を持ちませんか?」

 

f:id:Hyo_tan:20160216203031p:plain


逆に、重要だけど緊急でない仕事、というものがあります。
先ほどの定義の逆を考えればよく、「その場で対応しなくてもよいこと。アウトプットのタイミングが決められていないこと。やらなくてもその後の業務に支障がないこと。」であり、「対応しなくてもアウトプットの質の即座に影響を及ぼさないこと」です。

 

「別に今やらなくたって、今日のアウトプットに影響しないし。」「誰からもやれって言われてないし。」「そんなヒマじゃないし」「今日じゃなくてもいいか」

 

そんな声が聞こえてきそうです。やるもやらないも、考えるも考えないも自由、なのがこの領域にあることです。

 

この「なぜそのタスクを実行するのか」や「より効率的に抜本的に変える方法はないか」などといったことに意識を向けてみると、こんな変化がおきはじめます。


メール1通の中でもYes/ Noや要件だけで返事を出すことは緊急性に答えていること。
しかしその文面の中に背景や理由がわかるようにしてあげることは重要だけど緊急でないことに答えることに相当します。いつもそれを実施するとスピードが落ちたり余計なコミュニケーションになったりするので、メールの1通目、にこれを意識することが大切だと実感しています。1通目に背景や理由を理解しやすいように提示しておけば、その後のやりとりで無駄も減ることになり、よりスピードの高くて生産性の高いやり取りが行いやすくなると思うのです。


プレゼンの資料でも伝えたい内容を並べていることは緊急性に答えていること。
しかしその表現の中に視覚的に訴えかけたり、五感を活用して聴いてもらうような仕掛けをつくることは重要だけど緊急でないことに答えることに相当します。どのスライドでもそれを実施すると過剰でほかの議論を呼んでしまうリスクも存在するので、タイトルの1枚目、にこれを意識することが大切だと実感しています。1枚目に背景や理由を理解しやすいように提示・表現しておけば、その後のストーリーで混乱が減ることになり、より生産的なやり取りが行いやすくなると思うのです。

 


こうして起きた変化はきっとじわじわとアウトプットのクオリティをあげ、「そんなこと聞いてない」「そうとは思っていなかった」「そもそも何のためにこれやってんの?」といった後だしじゃんけんを防ぐことにもつながると思います。
そんな、後から効いてくるボディーブローを自ら仕掛けていきませんか?

 

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「楽しもう、ちょっとマジメな話」

重要度は高いけれど、緊急度が低くてつい後回しにしてしまう、誰もが抱える問題。

ひとりの教え手がいて進行する学びのスタイルではなく、教えを受けたい(課題を抱えた)参加者による双方向な学習機会を提供します。

その間を取り持つのが我々ファシリテーター。論理的な思考を目指しながら進行と質問を通じてメンターそしてプロテジェの両者の間に立ち、「情報収集・整理/ 堀り下げ/ 原点回帰」をしながら進めていきます。


メンターに対して、過去の経験や判断の基準となる価値観を聞き出したり、自分たち自身の価値観を引き合いに出しながらより多面的な学びの時間を目指します。

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